Como enviar meus Documentos Fiscais?

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Após realizar o seu cadastro, e ter a aprovação pelo Órgão responsável, você já estará apto a enviar seus documentos fiscais. Basta seguir os passos abaixo:

Após o envio de documentos fiscais, ao clicar neste menu, serão apresentadas todos os documentos fiscais, suas respectivas situações, bem como ações que podem ser executadas de acordo com a situação do documento.


São situações do documento fiscal:

Aguardando Assinatura – situação após registro do RPA, para que a o usuário externo pessoa física assine o documento utilizando o certificado digital;

Enviado – situação após o usuário externo ter feito o registro do documento fiscal no sistema;

Recebido – situação para registro do recebimento do documento fiscal pelo fiscal do contrato, esta situação não caracteriza o ateste; 

Devolvido – situação informada para o usuário externo providenciar algum ajuste no documento fiscal, mesmo após ter recebido o documento fiscal;

Atestado parcialmente = Caso exista saldo pendente de ateste, seja por motivo de glosa, ou por falta de ateste

Atestado = Documento Fiscal cujo saldo foi integralmente atestado

Pago parcialmente = Documento Fiscal com valor pago parcialmente, seja por motivo de glosa, ou por falta de ateste

Pago – situação registrada no sistema para informar ao usuário externo do pagamento do documento fiscal.


São ações disponíveis neste menu:

Baixar PDF – permite fazer download do PDF do documento;

Assinar – permite assinar eletronicamente o documento, disponível apenas para RPA;

Histórico de movimentações – permite visualizar a movimentação do documento fiscal;

Excluir – permite excluir os documentos que estejam na situação “enviado”.

Caso um documento fiscal seja devolvido é necessário que o Fornecedor avalie os motivos da devolução e, após a exclusão deste, reenvie um novo documento fiscal corrigindo as informações apontadas. Não é possível apenas editar um documento devolvido, ele deve ser excluído.

Todos os documentos apresentados devem se encontrar em formato pdf/A. Caso o seu não esteja nesse formato, e seja recusado, você pode utilizar a ferramenta disponível no próprio portal para a conversão.

Existem diversos documentos fiscais disponíveis para envio:

Nota Fiscal Eletrônica
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
Nota Fiscal de Serviço
Fatura de Serviços
Demais Documentos Fiscais* (usar somente se não existir outro documento adequado dentre os disponíveis)
Conhecimento de Transporte Eletrônico
Recibo de Pagamento de Autônomo

O Recibo de Pagamento de Autônomo está disponível apenas para os fornecedores Pessoa Física e, neste caso, deve ser assinado pelo emissor.
Verifique atentamente todas as opções de documento fiscal antes de escolher a sua.

Erros comuns ao enviar Documentos Fiscais

Contratação indisponível para envio

Nesse caso, a primeira etapa é verificar se a Conta Bancária está cadastrada, e vinculada à contratação existente. Em caso de dúvidas, basta clicar: Contas Bancárias

Se o erro persistir, é preciso que o Fornecedor entre em contato com o Órgão vinculado para corrigir a situação.

Botão de CONFIRMAR não Habilita

O botão de Confirmar o envio de Documento Fiscal apenas ficará habilitado caso todos os campos obrigatórios sejam preenchidos, e esteja validados conforme cada caso.

Na tela acima, os campos e abas marcados com asterisco em vermelho indicam as informações que devem ser preenchidas pelo usuário.

Caso um desses não esteja sinalizado com asterisco, ele não é obrigatório para a sua contratação.

Tipo de documento escolhido diferente do documento apresentado

É essencial que o tipo de documento escolhido corresponda ao documento apresentado. Caso contrário, a equipe do órgão fará a devolução do mesmo para que seja inserido no tipo correto.

Exemplo: Nota Fiscal Eletrônica de Serviços. Esse tipo de documento nunca poderá ser anexado no tipo NFS. O usuário deverá optar pelo tipo NFSe, no qual deve ser anexado também o arquivo xml da nota.

Nota Fiscal Eletrônica não assinada ou alterada posteriormente

O sistema SIGEO-JT realiza a validação das Notas Fiscais diretamente com o Portal da Receita Federal. Portanto, não será aceita Notas Fiscais que não estejam devidamente validadas, assinadas digitalmente, e enviadas ao Portal.

Nos casos onde o arquivo .XML sofreu qualquer tipo de alteração (formatação, por exemplo) o sistema também impedirá o seu envio, tendo em vista que a integridade da informação foi corrompida.

Sugerimos que os Fornecedores sempre baixem o arquivo .XML das Notas Fiscais Eletrônicas diretamente do Portal da NFe (www.nfe.fazenda.gov.br), utilizando o certificado digital respectivo.

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